Pada postingan kali ini saya akan membahas tentang Sales dan juga menjelaskan tentang proses bisnis sales.
Berikut ini penjelasan dari proses bisnis sales yang sudah saya kerjakan di UTS01A
Level 1:
(Start) → Pre-Sale Activity →List Order → Inventory Sourcing → Educate → Billing → Payment
Level 2:
Potential Customer → Yes/No → Create New Customer/Entry Sales Order
Level 3:
List Order→Entry Sales Order→Sales Quotation→Accepted?→Yes/No→Customer PO/Sales Quotation→(Stop)
Level 4:
Inventory Sourcing→Available?→Yes/No→Create Schedule/Warehouse Checking→Split Line→Scheduling→Reservation→Delivery Schedule→(Stop)
Level 5:
Educate→Release Schedule→Enter Transport Method→Ship Confirm→Assign Delivery to Trip→Delivery Note Order→Ship→(Stop)
Level 6:
Billing→Assigned Delivery Note→Validate?→Yes/No→Create Invoice/Analyze Claim→Review & Claim Invoice→Reverse→Able to Fullfield?→Yes/No→Revise Sales Order/Book→(Stop)
Level 7:
Payment
Sales
Pengertian Sales secara sederhana adalah penjualan. Sales dalam menjual yang meliputi proses dalam penjualan yang dimulai dari langkah pertama sampai dengan terlaksananya suatu penjualan. Jadi pengertian Sales adalah individu yang menawarkan suatu produk dalam suatu proses penjualan.
Secara garis besar departemen pemasaran disusun oleh beberapa divisi dan sub divisi, seperti yang terlihat pada struktur organigram diatas. Adapun tugas dan wewenang masing-masing bagian, yaitu:
1. Departermen Pemasaran
Dipimpin oleh seorang Manajer Pemasaran yang bertanggung jawab kepada Direktur Utama
Tugas: Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang menyangkut pemasaran. Memonitoring dan mengarahkan proses-proses diseluruh divisi direktorat pemasaran. Melakukan koordinasi strategis antar direktorat Memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran.
Wewenang: Menetapkan pedoman harga barang dan jasa Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategis dan kebijakan pemasaran serta pengadaan barang dan jasa Menetapkan sistem pengendalian hasil produksi serta bahan baku dan pelengkap
2. Divisi Penjualan
Dipimpin oleh seorang Asisten Manajer Penjualan yang bertanggung jawab kepada Direktur Pemasaran dan membawahi Sub Divisi Order Penjualan dan Pengiriman.
Tugas: Mengkoordinir penjualan agar memenuhi target Menyusun rencana penjualan Mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar Menganalisa laporan penjualan dan mengadakan evaluasi Memberikan saran dalam rangka peningkatan penjualan
Wewenang: Memberikan kebijakan-kebijakan atas rencana penjualan
3. Divisi Promosi
Dipimpin oleh seorang Asisten Manajer Promosi yang bertanggung jawab kepada Direktur Pemasaran dan membawahi Sub Divisi Riset Pasar dan Promosi.
Tugas:Bertanggungjawab atas kegiatan pemasaran Menerima dan memahami setiap keluhan pelanggan Membuat rencana “costumer visit” dan “costumer call” untuk period tertentu
Wewenang: Menetapkan cara mempromosikan barang ke pelanggan
4. Sub Divisi Order Penjualan
Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi Order Penjualan yang bertanggung jawab kepada Asisten Manajer Penjualan dan membawahi beberapa staff di Divisi Order Penjualan.
Tugas:Membuat faktur penjualan Mencatat order yang diterima dari pesanan Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorisasi kredit
Wewenang:Memverifikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap Mengotorisasi pengembalian barang oeh pelanggan dengan cara membuat memo kredit
5. Sub Divisi Pengiriman
Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi Pengiriman yang bertanggung jawab kepada Asisten Manajer Penjualan dan membawahi beberapa staff di Divisi Pengiriman.
Tugas: Menyerahkan barang yang dipesan sesuai dengan mutu, kuantitas, spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari penjual.
Wewenang: Mengotorisasi dalam membuat nota pengiriman
6. Sub Divisi Costomer Invoice
Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi Costomer Invoice yang bertanggung jawab kepada Asisten Manajer Penjualan dan membawahi beberapa staff di Divisi Costomer Invoice.
Tugas: Menyerahkan Invoice pada customer
Wewenang: Menetapkan cara memberikan invoice ke customer
7. Sub Divisi Payment
Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi Payment yang bertanggung jawab kepada Asisten Manajer Penjualan dan membawahi beberapa staff di Divisi Order Penjualan.
Tugas: Menerima pembayaran yang dilakukan oleh Customer
Wewenang: Menetapkan maksimum tanggal waktu pembayaran
Selain bagian pekerjaan, sales juga mempunyai banyak fungsi, yaitu:
Untuk memotivasi calon pelanggan agar ia bertindak dengan suatu cara yang dikehendaki olehnya yaitu membeli.
Dapat mengarahkan sasaran mana dan kepada siapa produk akan ditawarkan dan dijual.
Dapat meyakinkan atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan.
Dapat meyakinkan calon pelanggan yang diketahui ragu-ragu dalam mengambil keputusan atau menentukan pilihan.
Ada beberapa hal yang harus dikuasai oleh seorang Sales, yaitu:
1. Product Knowledge (pengetahuan tentang produk)
Adalah yang meliputi masalah yang berhubungan dengan keadaan fisik, jenis, ukuran, design dan warna, manfaat terhadap konsumen, bahkan kelebihannya dengan produk lain yang sama.
2. Price Policy (kebijaksanaan harga jual)
Sejenis produk yang ditawarkan atau dijual mempunyai klasifikasi harga. Adanya suatu design harga tertentu yang ditawarkan untuk suatu volume penjualan. Apakah ada insentif tertentu (discount/commission) bagi pembeli.
3. Human Relation.
Kemampuan tenaga penjual dalam hubungannya dengan masyarakat pasar tertentu untuk mempengaruhinya dan pada akhirnya menjadi konsumen. Pendekatan perorangan sangat membantu keberhasilan dengan ditunjang kemampuan berkomunikasi.
Setelah menguasai tiga hal penting diatas maka ada baiknya melakukan tahapan demi tahapan dalam proses penjualan. Tahapan-tahapan tersebut adalah langkah-langkah yang perlu diperhatikan oleh seorang Sales dalam melakukan proses penjualan yang diharapkan berujung pada keberhasilan. Langkah-langkah tersebut, yaitu:
1. Approach (pendekatan kepada prospek)
Pendekatan kepada calon pembeli/konsumen memerlukan persiapan dan perencanaan yang baik yang antara lain pengetahuan tentang :
Siapakah calon pembeli/konsumen ?
Apakah kebutuhan/keinginannya ?
Adakah kemungkinan perubahan situasi atas kebutuhan maupun produk yang ditawarkan ?
Siapkah kiat dengan penolakan/keberatan.
2. Presentation (penyajian)
Dalam tahapan presentasi seorang sales harus sanggup menjual “Dirinya” dalam arti mau membantu memuaskan kebutuhan para konsumen (misalnya membantu memecahkan persoalan para calon konsumen terhadap suatu produk yang dijual).Komunikasiadalah merupakan sarana paling menentukan untuk mengetahui kebutuhan pembeli :
Tata bahasa yang baik
Courtesy / kesopanan
Jelas / tepat, tidak berbelit-belit
Memberikan ide, manfaat dan kelebihan produk.
Satu hal lain yang tak kalah pentingnya adalah First Impression atau kesan pertama kepada pelaku penjualan yang positif akan membantu kelancaran proses penjualan.**
- Selling (menjual)
Proses menjual dari seorang sales harus dapat memberi keyakinan kepada pembeli atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan. Dengan bekal Product Knowledge dan pengembangan komunikasi yang efektif diharapkan pembeli menjadi pelaku pembeli. - Closing The Sale
Suatu transaksi penjualan terjadi karena penjualan memperoleh persetujuan dari calon pembeli untuk membeli atau menggunakan produk/jasa yang ditawarkan. Tahapan ini merupakan keberhasilan seorang penjual mempengaruhi dan meyakinkan calon pembeli. Langkah-langkah administratif untuk menutup penjualan dapat berupa : statement, order dan tanda terima pembayaran. Dalam jasa pelayanan wisata maka pembeli/konsumen akan menikmati produk wisata setelah terjadinya closing the sale. - After Sales Service**
Kesempurnaan dari suatu penjualan yang berhasil adalah ditutup dengan Pelayanan Purna Jual. Kegiatan tersebut antara lain :
Pemberian ucapan terima kasih melalui surat, atas pembelian suatu produk atau jasa.
Memberikan suatu kenang-kenangan (souvenir).
Mengirim kartu ucapan pada hari-hari besar atau ulang tahun.
Megadakan direct contact secara regular.
SEKIAN DAN TERIMA KASIH